Несмотря на стремительное развитие цифровизации, бумажные документы не потеряли своей актуальности и во многих местах не могут быть заменены фотографией или электронным вариантом. Однако многие теряют документы или случайно рвут их. Чтобы с вами такого не происходило, узнайте где лучше хранить документы?
Систематизируйте документы
Первое правило: создайте систему хранения документов. Для этого сначала разделите все документы на только бумажные и только электронные. Потом каждую группу документов поделите на самые важные и те, которые вы храните ради подстраховки, например, чеки. Первые должны быть в особо защищенных местах и разделены между собой хотя бы файлами, а последние можно хранить стопкой в одном месте: в коробке, ящике и т.д.
Главные бумажные документы
Второе правило относится к хранению самых важных документов. К ним относятся те, которые могут понадобиться в любой экстренной ситуации или при заполнении официальных бумаг: паспорт, СНИЛС и медицинский полис. Некоторые к этому перечню добавляют ещё и ИНН. По закону паспорт должен быть всегда с его владельцем, поэтому храните его в хорошей обложке, чтобы избежать повреждений. Насчёт других документов есть несколько вариантов:
1) можно сложить документы в обложку паспорта
2) заведите небольшую, но прочную папку для документов, которая будет всегда с вами
Остальные бумажные документы
Третье правило касается тех документов, которые важны, но могут понадобиться в ограниченных случаях, например, документы на собственность, заключённые договоры. Их лучше всего хранить дома в надёжном месте. Отведите под такие документы отдельный ящик в шкафу, купите специальную папку для документов с плотными файлами. Хранение документов в папке позволит ничему не потеряться и быстро найти нужный документ, просто пролистав страницы.
Где хранить электронные документы
Четвертное правило касается тех документов, которые у вас есть только в электронном формате. Уже не все документы выдают в печатном виде, некоторые присылают на электронную почту. Другие мы можем заказать в электронном виде сами, например, на госуслугах.
Важные электронные документы стоит хранить в нескольких экземплярах на разных устройствах:
- в папке на компьютере
- на флешке
- на жестком диске
- в телефоне
Храните документы только на тех устройствах, к которым только вы имеете доступ и на которые можно поставить пароль или любой другой тип надежной блокировки.
Совет!
Где НЕ стоит хранить документы
Последний совет поможет избежать самых частых ошибок в хранении документов. Итак, документы НЕ стоит хранить в:
- местах общего пользования, где их могут ненароком испортить
- местах, где до документов могут добраться дети
- не запирающихся местах
- сырых местах и т.д.
Также не стоит хранить абсолютно все документы. У некоторых документов может истечь срок давности, и такие либо выбрасывают, либо заменяют.
Ведите архив бумажной и электронной документации! В будущем это сохранит ваше время и нервы, ведь не придется больше в панике искать необходимые документы.
